Konferencja GłosowaKonferencja Sieciowa
POL
 
 
Conference Calls

Zwiększanie skuteczności zebrania

Grudnia 2007, New Business

Podczas zebrań dochodzi zwykle do podejmowania decyzji, ale często uczestnicy zajmują się pomniejszymi kwestiami, gubiąc tym samym główny powód spotkania i marnując swój czas.

W przypadku dyrektora generalnego spółki telekonferencyjnej cała działalność opiera się na zebraniach, a zatem poniżej przedstawiamy kilka wskazówek jak prowadzić je skutecznie, a tym samym poprawiać wydajność firmy.

Nie ma wątpliwość, że gospodarka pogrążona jest w recesji, co powoduje, że kwestia wydajności staje się jeszcze ważniejsza.

W ostatnim czasie przeprowadziliśmy wśród pracowników biurowych sondaż, w którym pytaliśmy o ich nawyki związane z zebraniami. Sondaż ten był nieoficjalny, ale pokazał, że bez dobrego prowadzącego cenny czas może być często marnowany.

Prawie połowa ankietowanych przyznała, że widywała jak ktoś zasnął, a prawie jedna czwarta mężczyzn przyznała się do kłamania w trakcie zebrań, przy jednej dziesiątej kobiet mających podobną tendencję.

Żarty na bok – przy niewielkiej koncentracji na ustalonym planie, skuteczne podejmowanie decyzji jest skazane na niepowodzenie.

Jak zwiększyć skuteczność zebrań?

Kiedy planujesz zebranie, oznacza to, że gdy przybędą wszyscy uczestnicy, wyznaczony czas zostanie wykorzystany na omówienie spraw, które wymagają rozwiązania zamiast krążenia wokół tematu. Podczas planowania musisz zastanowić się kto zostanie zaproszony - im mniejsza grupa, tym lepiej. Podstawowa zasada: każda dodatkowo zaproszona osoba podwaja długość spotkania i zmniejsza jego skuteczność o połowę.

Drobne wstawki są niezbędne na początku każdego zebrania, ale nie poświęcaj zbyt dużo czasu na zbędne rozmowy. To dobrze, że siostrzeniec Twojego współpracownika dostał się na Oksford lub że to, co wydarzyło się w sobotnim odcinku „Archiwum X” stanowiło przesadę, ale podziel się tym na koniec spotkania, a nie na początku.

Jeżeli nie masz kontroli nad zebraniem, rozmowy potoczą się w wielu różnych kierunkach jednocześnie i nic nie zostanie ustalone. Upewnij się jak najszybciej, że w pełni kontrolujesz zebranie, utrzymując jego stałe tempo i zawsze koncentrując się na określonym punkcie końcowym.

Zapewnij również, by wszystkie rozmowy były ważne dla całej grupy – jeżeli odbiegniecie od tematu, a dwie osoby będą omawiać tylko to, co jest dla nich istotne - upewnij się, że przestaną i będą kontynuować rozmowę w czasie prywatnym.

Poproszenie pracowników o przedstawienie odpowiedzi przed zebraniem również może zwiększyć jego skuteczność. Zapytaj każdą osobę odpowiednio wcześniej o rozwiązania kwestii, jakie zostaną poruszone w trakcie zebrania. Dzięki temu nie będziesz musiał ich znów powtarzać.

Upewnij się, że mówisz w zrozumiały i skrótowy sposób, tak abyś nie musiał niczego tłumaczyć.

Dodatkowo zachęcaj do udziału w zebraniach i staraj się przewidzieć pytania, jakie mogą zostać zadane. Pomyśl jak na nie odpowiesz. Upewnij się, że Twoje działania są spójne ze słowami - jeżeli mówisz, że zamierzasz coś zrobić, zrób to - oznacza to, że przyszłe zebrania będą bardziej skuteczne, a Ty będziesz traktowany poważniej.

I co oczywiste – jednym z najprostszych sposobów na zaoszczędzenie czasu jest odbywanie spotkań przez telefon lub za pośrednictwem Internetu. Eliminując koszty podróży oszczędzasz czas i zmniejszasz wydatki.

Dowodem na to, że może to pomóc w dzisiejszych czasach jest rozwój działalności gospodarczej, jaki widzimy w Wielkiej Brytanii od momentu wystąpienia kryzysu.

Andrew Pearce – Dyrektor Generalny Powwownow.

    Share/Bookmark Share this page

    WIĘCEJ WIADOMOŚCI