Konferencja GłosowaKonferencja Sieciowa
POL
 
 
Conference Calls

Zwiekszanie efektywnosci zebrania

Listopada 2008, New Business

article_image
Zobacz artykul

Zebrania powinny stanowic miejsce podejmowania decyzji, ale wielokrotnie uczestnicy zajmuja sie pomniejszymi kwestiami, odchodzac tym samym od glównego tematu i tracac czas.

Jestesmy firma telekonferencyjna i zebrania stanowia podstawe naszej dzialalnosci, a zatem przedstawiamy liczne wskazówki jak efektywnie przeprowadzic takie zebranie i tym samym zwiekszyc wydajnosc firmy.

W obliczu rosnacego wplywu kryzysu na gospodarke, zwiekszenie produktywnosci bedzie nabieralo coraz wiekszego znaczenia. W ostatnim czasie przeprowadzilismy sondaz wsród pracowników biurowych, zadajac im pytania o przyzwyczajenia zwiazane z zebraniami. Byl to nieoficjalny sondaz, ale wykazal, ze bez zdecydowanego prowadzacego moze dojsc do marnowania cennego czasu.

Blisko polowa z ankietowanych ujawnila szokujace informacje, ze widzieli jak ktos zasnal, a prawie jedna czwarta mezczyzn przyznala sie do regularnego pokladania sie w trakcie zebran, podczas gdy podobna tendencja wykazywala sie zaledwie jedna na 10 kobiet.

Jak zatem zwiekszyc efektywnosc zebran? Kiedy planujesz zebranie, oznacza to, ze gdy przybeda wszyscy uczestnicy, wyznaczony czas zostanie wykorzystany na omówienie spraw, które wymagaja rozwiazania, zamiast krazenia wokól tematu. Podczas planowania nalezy zastanowic sie kto zostanie zaproszony - im mniej liczna grupa, tym lepiej. Podstawowa zasada: kazda dodatkowo zaproszona osoba wydluza podwójnie czas zebrania i obniza skutecznosc o polowe.

Drobne wstawki sa niezbedne na poczatku kazdego zebrania, ale nie nalezy poswiecac zbyt wiele czasu na zbedne pogaduszki. To dobrze, ze siostrzeniec twojego wspólpracownika dostal sie na Oksford, a to co pokazali w sobotnim odcinku „Z archiwum X" stanowilo gruba przesade, ale porozmawiajcie o tym pod koniec zebrania, a nie na jego poczatku.

Jezeli nie masz kontroli nad zebraniem, rozmowy potocza sie jednoczesnie w wielu róznych kierunkach i nic nie zostanie ustalone. Upewnij sie jak najszybciej, ze w pelni kontrolujesz zebranie, utrzymujac jego stale tempo i zawsze koncentrujac sie na okreslonym punkcie koncowym.

Zapewnij równiez, by wszystkie rozmowy byly istotne dla calej grupy. Jezeli odbiegniecie od tematu, a dane dwie osoby beda omawiac tylko to, co jest dla nich istotne, popros, aby przestaly i kontynuowaly rozmowe w czasie prywatnym.

Poproszenie pracowników o przekazanie odpowiedzi przed zebraniem równiez moze zwiekszyc jego skutecznosc. Zapytaj kazda osobe odpowiednio wczesniej o rozwiazania kwestii, jakie zostana poruszone w trakcie zebrania. Dzieki temu nie bedziesz musial ich znów powtarzac.
Zachecaj dodatkowo do udzialu w zebraniach i staraj sie przewidziec pytania, jakie moga zostac zadane. Pomysl jak na nie odpowiesz. Upewnij sie, ze Twoje dzialania sa spójne ze slowami - jezeli mówisz, ze zamierzasz cos zrobic, zrób to. Oznacza to, ze przyszle zebrania beda bardziej skuteczne, a Ty bedziesz traktowany powazniej.

Jednym z najprostszych sposobów na zaoszczedzenie czasu jest odbywanie spotkan przez telefon lub za posrednictwem Internetu. Eliminujac koszty podrózy, oszczedzasz czas i zmniejszasz wydatki.

Dowodem na to, ze powyzsze rady moga pomóc w dzisiejszych czasach, jest rozwój naszej firmy, jaki obserwujemy w Wielkiej Brytanii od momentu wystapienia kryzysu.

Andrew Pearce jest prezesem Powwownow.


    Share/Bookmark Share this page

    WIĘCEJ PRASY